Wzór specyfikacji technicznej systemu OEE do projektów z dofinansowaniem
O powodzeniu projektu z dofinansowaniem decyduje specyfikacja techniczna. Warto napisać ją tak, aby na zapytanie ofertowe mogło odpowiedzieć kilku dostawców, aby o wyborze nie decydowała wyłącznie cena i aby zapewniała Państwu test odbiorowy oraz wartość bazową do raportu końcowego.
Pakiet specyfikacji do pobrania
- Wzór specyfikacji technicznej (Word): 10 rozdziałów i 51 ponumerowanych wymagań, każde obowiązkowe lub punktowane, ze sposobem weryfikacji
- Załącznik A (wykaz maszyn) i załącznik B (formularz cenowy), z tymi samymi pozycjami kosztów co kalkulator kosztów systemu OEE
- Arkusz oceny ofert (Excel): ocena „spełnia / nie spełnia” dla wymagań obowiązkowych, punkty za pozostałe, punkty za cenę i ranking maksymalnie trzech ofert
- Uwagi krajowe dla Polski, Rumunii, Czech, Słowacji, Węgier i Turcji
Dlaczego o projekcie z dofinansowaniem decyduje specyfikacja
Gdy część kosztów pokrywa dotacja, zamawiający zwykle musi porównać kilka ofert według pisemnych kryteriów i przechowywać dokumentację na potrzeby kontroli. Wszystko, co specyfikacja pozostawi niejasne, staje się później przedmiotem sporu: które maszyny wchodzą w zakres, kto montuje czujniki, co oznacza „w czasie rzeczywistym”, na czym polega odbiór.
Funkcjonalna specyfikacja, neutralna wobec dostawców, spełnia trzy zadania naraz. Pozwala złożyć ofertę więcej niż jednemu dostawcy, dzięki czemu wybór obroni się podczas kontroli. Umożliwia porównanie ofert pozycja po pozycji. Wyznacza też test odbiorowy i wartość bazową, których wymagają wskaźniki projektu.
Co obejmuje wzór
- 1. Cel i zakres zamówienia Co jest przedmiotem zamówienia, dla ilu maszyn, na jak długo i czy można je realizować etapami.
- 2. Stan obecny i cele Jak dziś rejestruje się przestoje i produkcję oraz co projekt ma zmienić.
- 3. Wymagania funkcjonalne Automatyczne dane o pracy, przestojach i liczbie sztuk, OEE według jawnie określonych definicji, przyczyny przestojów, braki, podgląd na żywo, raporty, alerty, role użytkowników.
- 4. Wymagania techniczne Maszyny dowolnej marki i wieku, bez zmian w programach PLC, buforowanie danych przy utracie sieci, hosting w UE, bezpieczeństwo, otwarty eksport danych.
- 5. Wdrożenie, szkolenia, wsparcie Czas do uzyskania danych na żywo, szkolenia i interfejs w Państwa języku, godziny wsparcia i czasy reakcji, gwarancja.
- 6. Test odbiorowy Liczba sztuk i przestoje porównane z pomiarem referencyjnym w ustalonym okresie, z tolerancjami wybranymi przez Państwa.
- 7. Wskaźniki projektu Wartość bazowa zmierzona automatycznie przed działaniami usprawniającymi oraz miesięczne wartości wskaźników do raportu końcowego.
- 8. Warunki handlowe Ceny jednorazowe i okresowe w tych samych pozycjach, ochrona ceny, faktury zgodne z zasadami dofinansowania, zakończenie umowy.
- 9. Warunki udziału w postępowaniu Proporcjonalne referencje i oświadczenia, bez progów przepisanych z projektów MES.
- 10. Zawartość oferty i kryteria oceny ofert Co musi zawierać każda oferta oraz przykładowe wagi, które nie sprowadzają się do ceny.
Przykład: pięć wymagań ze wzoru
| Nr | Wymaganie | Rodzaj | Sposób weryfikacji |
|---|---|---|---|
| F1 | Automatyczne wykrywanie stanów pracy i postoju na każdej maszynie z załącznika A, bez ręcznego wprowadzania danych. | Obowiązkowe | Test odbiorowy (A2) |
| F3 | OEE, dostępność, wydajność i jakość obliczane w podziale na maszynę, linię, zmianę, dzień, produkt i zlecenie, według definicji zgodnych z ISO 22400-2. Zamawiający konfiguruje planowany czas produkcji, kalendarz zmian i idealny czas cyklu dla każdego produktu. | Obowiązkowe | Demonstracja i dokumentacja |
| T2 | Instalacja nie wymaga zmian w programach sterowników PLC maszyn ani w obwodach bezpieczeństwa, chyba że zamawiający wyrazi na to pisemną zgodę dla wskazanej maszyny. | Obowiązkowe | Oświadczenie i plan instalacji |
| T8 | Zamawiający może w każdej chwili wyeksportować wszystkie surowe dane (stany, przestoje, przyczyny, liczby sztuk, znaczniki czasu) przez API lub do pliku, bez dodatkowych kosztów, także po zakończeniu umowy. | Obowiązkowe | Dokumentacja i demonstracja |
| A2 | Produkcja zarejestrowana przez system mieści się w granicach ±[1]% referencyjnego liczenia zamawiającego dla każdej maszyny w okresie testu. Każdy przestój dłuższy niż [2] minuty odnotowany w rejestrze zamawiającego pojawia się w systemie, a jego czas trwania mieści się w granicach ±[1] minuty. | Obowiązkowe | Raport z testu |
Wybór dostawcy w projektach z dofinansowaniem: kraj po kraju
Procedura zależy od programu, wartości zamówienia i umowy o dofinansowanie. Poniższe uwagi opisują stan ustalony we wrześniu 2026 r. i nie stanowią porady prawnej.
Polska
Gdy dotacja z FENG lub FEPW wymaga konkurencyjnego wyboru wykonawcy, beneficjent publikuje zapytanie ofertowe w Bazie Konkurencyjności i porównuje oferty według opublikowanych kryteriów. W projektach z Działania 1.2 FEPW oprogramowanie OEE lub IIoT często trafia do tego samego ogłoszenia co roboty, terminale i serwery. Cena ma dużą wagę: w ogłoszeniu FEPW 1.2 z czerwca 2025 r. na system produkcyjno-logistyczny cena netto miała wagę 80%, gwarancja 10%, a czas reakcji serwisu 10%, natomiast w kilku ogłoszeniach spoza tej dziedziny jedynym kryterium była cena.
Rumunia
Prywatni beneficjenci funduszy UE dokonują zakupów zgodnie z zarządzeniem nr 1284/2016, zmienionym zarządzeniem nr 1354/2023. Poniżej 270 120 lei bez VAT w przypadku dostaw i usług dopuszczalny jest zakup bezpośredni, bez procedury i bez publikacji. Powyżej tego progu obowiązuje procedura konkurencyjna, a dzielenie zamówienia w celu zejścia poniżej progu jest niedozwolone (według podsumowania firmy doradczej z 18 stycznia 2024 r.). Projekt monitorowania produkcji w jednym zakładzie może zmieścić się poniżej progu. Porównywalne oferty złożone na podstawie jednej pisemnej specyfikacji i tak ułatwiają obronę wyboru podczas kontroli.
Czechy
Nabory w ramach OP TAK, w tym nabory Digitální podnik, zawierają w dokumentacji zasady wyboru dostawcy. Procedura zależy od wartości zamówienia i od zasad naboru, dlatego warto zapoznać się z nimi przed wysłaniem zapytania ofertowego. Funkcjonalna specyfikacja z ponumerowanymi wymaganiami pasuje do każdej z tych procedur.
Słowacja
W voucherach SIEA i naborach Programu Slovensko warunki udzielania zamówień określają dokumentacja naboru i umowa z beneficjentem. Niewielki projekt finansowany voucherem na pomiary i analizy może korzystać z tego samego wzoru: wystarczy zachować rozdziały 3, 4 i 6, a pozostałe odpowiednio uprościć.
Węgry
Nabory GINOP Plusz, takie jak 1.4.5-25 oraz nabory dla MŚP 2.1.3-24 i 1.2.4-25, określają w dokumentacji naboru (felhívás) własne zasady pozyskiwania ofert i udzielania zamówień. Specyfikacja przygotowana z wyprzedzeniem pozwala zebrać porównywalne oferty zarówno do wniosku, jak i do samego zakupu.
Turcja
W programie KOSGEB KOBİ Dijital Dönüşüm zakup jest finansowany kredytem udzielanym przez bank partnerski po zatwierdzeniu raportu dojrzałości cyfrowej (DDX lub SIRI). Pisemna specyfikacja techniczna (teknik şartname) pozwala porównać oferty i dokumentuje, co finansuje kredyt. Zamawiający publiczni stosują ustawę nr 4734 o zamówieniach publicznych.
Kryteria oceny ofert, które nie sprowadzają się do ceny
Ocena wyłącznie według ceny nagradza najtańszą ofertę, która formalnie spełnia wymagania. Jeśli pozwalają na to Państwa zasady, warto dodać kryteria, które pokazują, czy system będzie używany po zakończeniu projektu.
| Kryterium | Punkty | Sposób obliczenia |
|---|---|---|
| Cena całkowita w okresie umowy (załącznik B) | 60 | Najniższa cena całkowita ÷ cena całkowita oferty × 60 |
| Wymagania punktowane (rodzaj S) | 20 | Suma iloczynów wagi i oceny (od 0 do 5) ÷ maksymalna możliwa suma × 20 |
| Czas do uzyskania danych na żywo z pierwszych maszyn (S2) | 10 | Najkrótszy czas ÷ czas w ofercie × 10 |
| Gwarancja i czas reakcji serwisu (S5, S6) | 10 | Połowa punktów za najdłuższą gwarancję, połowa za najkrótszy czas reakcji |
Wagi mają charakter przykładowy. Zasady dofinansowania mogą narzucać lub ograniczać kryteria, dlatego warto je najpierw sprawdzić. Jeśli cena musi mieć wagę 80% lub wyższą, każdą cechę, bez której nie mogą się Państwo obejść, należy ująć w wymaganiach obowiązkowych, bo przy takiej wadze wymagania punktowane niemal nie zmieniają rankingu.
Siedem błędów, które pogrążają zapytanie ofertowe
- Wskazanie konkretnego produktu lub technologii W bułgarskim postępowaniu z 2025 r. na system monitorowania produkcji narzucono języki programowania i bazę danych oprogramowania. Postępowanie zostało przerwane, a wpłynęła tylko jedna oferta. Proszę opisać potrzebny wynik, a nie sposób, w jaki dostawca ma go osiągnąć. Jeśli wskazanie marki jest nieuniknione, należy dodać „lub równoważny”.
- Jedno ogłoszenie na roboty, serwery i oprogramowanie OEE Połączenie wszystkiego w jednej części zamówienia zawęża krąg oferentów do integratorów, którzy dostarczą całość. Jeśli zasady dopuszczają podział na części, system monitorowania warto wydzielić jako osobną część.
- Wymagania, których nie da się sprawdzić Określeń „przyjazny dla użytkownika” i „w czasie rzeczywistym” nie da się ocenić. Każde wymaganie powinno mieć numer i sposób sprawdzenia: wartość progową, krok demonstracji lub dokument.
- Ocena wyłącznie według ceny przy słabych wymaganiach obowiązkowych Przy wadze ceny od 80 do 100% wygrywa najtańsza oferta spełniająca wymagania. Każdą potrzebną cechę proszę ująć jako wymaganie obowiązkowe.
- Warunki udziału przepisane z projektów MES Żądanie kilku wdrożeń MES przy zakupie systemu OEE wyklucza dostawców lżejszych systemów i może skończyć się jedną ofertą. Zamiast tego warto wymagać porównywalnych instalacji.
- Oferty wycenione dla różnych zakresów Jeśli jedna oferta obejmuje czujniki, ekrany i instalację, a inna nie, sumy niczego nie mówią. Proszę użyć formularza cenowego z załącznika B, który odpowiada pozycjom kalkulatora kosztów systemu OEE.
- Brak wartości bazowej przed startem projektu Wskaźniki projektu z dotacją wymagają wartości wyjściowej. Proszę mierzyć OEE automatycznie przez kilka tygodni przed działaniami usprawniającymi i zamrozić wynik jako wartość bazową.
Pytania
- Czy w zakupie z dofinansowaniem można wskazać konkretny produkt OEE?
- Zasady dofinansowania zwykle wymagają od beneficjentów opisu, który nie faworyzuje żadnego dostawcy. Proszę opisywać funkcje i wyniki. Jeśli trzeba odwołać się do marki lub normy, należy dodać „lub równoważny” i dopuszczać rozwiązania równoważne. Dokładne brzmienie zasad warto sprawdzić w umowie o dofinansowanie.
- Czy abonament na oprogramowanie jest kosztem kwalifikowalnym?
- To zależy od programu i naboru. Niektóre nabory wymieniają oprogramowanie i abonamenty wśród kosztów kwalifikowalnych, inne finansują wyłącznie zakup aktywów lub ograniczają okres kwalifikowalności. Zanim wybiorą Państwo między zakupem a abonamentem, warto sprawdzić regulamin naboru albo zapytać instytucję zarządzającą.
- Ile wymagań powinno być obowiązkowych?
- Tyle, aby wykluczyć oferty, których Państwo nie przyjmą, ale nie tyle, by mógł je spełnić tylko jeden dostawca. We wzorze kluczowe wymagania oznaczono jako obowiązkowe (M), a pozostałe jako punktowane (S). Proszę przenosić pozycje między tymi grupami stosownie do potrzeb zakładu.
- Na czym polega test odbiorowy systemu OEE?
- To ustalony okres, na przykład dziesięć dni roboczych, w którym liczba sztuk i przestoje zarejestrowane przez system są porównywane z pomiarem referencyjnym: ręcznym liczeniem, licznikiem na maszynie lub rejestrem przestojów. Odbiór i główna płatność następują, gdy rozbieżności mieszczą się w ustalonych przez Państwa tolerancjach.
- Czy wzór sprawdzi się w projekcie bez dotacji?
- Tak. Wymagania są neutralne wobec dostawców i niezwiązane z żadnym krajem ani programem. Jedynie uwagi krajowe i rozdział 7 o wskaźnikach projektu są przeznaczone specjalnie dla projektów z dofinansowaniem.
Powiązane narzędzia
- Pakiet KPI i budżetu do dotacji na cyfryzację
- Polska: grant Dig.IT i ulga na robotyzację dla monitorowania maszyn i MES
- Kalkulator kosztów systemu OEE: pełny koszt każdej oferty w 3 lata
- Kalkulator OEE
- Ile jest wart jeden punkt OEE w Państwa kraju
Źródła
- Baza Konkurencyjności: ogłoszenie FEPW, Działanie 1.2, czerwiec 2025 r. (kryteria oceny 80/10/10)
- Baza Konkurencyjności: ogłoszenie z ceną jako jedynym kryterium, czerwiec 2025 r.
- Centrum Expert Consult: zakupy prywatnych beneficjentów funduszy UE w Rumunii, 18 stycznia 2024 r.
- EUMIS: bułgarskie postępowanie na wybór dostawcy systemu monitorowania produkcji, marzec 2025 r.
Stronę publikuje TEEPTRAK SAS, firma sprzedająca oprogramowanie do monitorowania produkcji i OEE, która może składać oferty w odpowiedzi na specyfikacje przygotowane według tego wzoru. Wzór nie wskazuje żadnego produktu, a każde wymaganie może spełnić więcej niż jeden dostawca. Nie stanowi porady prawnej: pierwszeństwo mają umowa o dofinansowanie i dokumentacja naboru.